SISTEM INFORMASI

Sistem informasi berbasis computer

        Menurut Djahir, Y., & Pratita, D. (2014) sistem informasi berbasis computer adalah suatu kemampuan yang merevolusikan proses manajeman ke pemrosesan yang mudah, sederhana, dan dapat memberikan informasi yang berguna dengan melibatkan mesin, bagi analisis kegiatan manajerial atau otomatisasi kantor.

           Menurut Gaol, J (2008) sistem informasi berbasis computer adalah sebuah system yang melibatkan manusia dan mesin yang saling terintegrasi dalam menyediakan informasi guna mendukung fungsi operasi manajeman dan penentuan alternative tindakan dalam sebuah organisasi system tersebut.

         Menurut James A. O’Brien (dalam Gaol, J, 2008) system informasi berbasis computer dapat dikatakan sebuah perpaduan/gabungan orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang dikumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi pada sebuah organisasi.

      Menurut Marimin, Tanjung, H., & Prabowo, H. (2006) system informasi berbasis computer merupakan suatu teknologi yang membantu mempercepat proses manajemen, mengurangi tingkat kesalahan, mengolah data, dan akhirnya menghasilkan informasi yang akan mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

Fokus data (SIA/EDP)

    SIA adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern. Dua komponen SIA yaitu : Spesialis informasi dan Akuntan.

§      SIA melaksanakan 4 tugas dasar :

1.   Pengumpulan data

2.   Manipulasi data

3.   Penyimpanan data

4.   Penyiapan data

§      Karakteristik SIA

1.      Melaksanakan tugas yang diperlukan.

2.      Berpegang pada prosedur yang relatif standar.

3.      Menangani data yang rinci.

4.      Terutama berfokus historis.

5.      Menyediakan informasi pemecahaan masalah yang minimal. 

         EDP (electronic data processing) adalah suatu metode dalam pemrosesan data komersial. EDP melakukan pemrosesan data secara berulang kali terhadap data yang sejenis dengan bentuk pemrosesan yang relatif sederhana.

       Didalam prosesnya EDP menggunakan hardware dalam menjalankan pekerjaan, perangkat hardware itu seperti :

a.    CPU

b.   Peralatan Input data (Keyboard, Mouse, joystik dll.

c.   Peralatan Output data (Printer, monitor, proyektor dll.) 
      Selain menggunakan hardware EDP juga menggunakan software tertentu untuk pengoprasian komputer, jenis-jenis software yang digunakan di dalam EDP adalah sistem program dan program aplikasi.

            Contoh SIA dan EDP sebagai pusat informasi perusahaan

            Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut. Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.

Fokus Informasi (SIM)

            SIM (management information system) adalah suatu sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan serupa. Para pengguna SIM biasanya terdiri atas entitas-entitas organisasi formal - perusahaan atau sub unit anak perusahaannya.

            Informasi yang diberikan oleh SIM menjelaskan perusahaan atau salah satu system utamanya dilihat dari apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi, dan apa yang kemungkinan akan terjadi dimasa depan. SIM akan menghasilkan informasi ini melalui penggunaan dua jenis peranti lunak yaitu, peranti lunak pembuatan laporan dan model matematis.

            Tujuan umum Sistem Informasi Manajemen :

             a.    Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa,

produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

            b.   Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,

pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

            c.    Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Fokus pada system pendukung keputusan (SPK)

                

           Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support System (DSS) adalah sebuah sistem yang mampu memberikan kemampuan pemecahan masalah maupun kemampuan pengkomunikasian untuk masalah dengan kondisi semi terstruktur dan tak terstruktur. 

SPK bertujuan untuk menyediakan informasi, membimbing, memberikan prediksi serta mengarahkan kepada pengguna informasi agar dapat melakukan pengambilan keputusan dengan lebih baik, Meningkatkan efektifitas manajer dalam pembuatan keputusan & bukan peningkatan efisiennya.

            Sprague dan Watson mendefinisikan Sistem Pendukung Keputusan (SPK) sebagai sistem yang memiliki lima karakteristik utama yaitu (Sprague et.al, 1993):

           1.      Sistem yang berbasis komputer. 

           2.      Dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan 

           3.      Untuk memecahkan masalah-masalah rumit yang mustahil dilakukan dengan

           kalkulasi manual 

          4.      Melalui cara simulasi yang interaktif

          5.      Dimana data dan model analisis sebaai komponen utama.

Fokus pada komunikasi (Otomatisasi kantor)            

            Aplikasi ini disebut pengolah kata. OA meliputi semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang perduli terhadap komunikasi informasi antar orang di dalam serta diluar perusahaan.

                        Awal dari otomatisasi kantor ( office Automation), yaitu penggunaan elektronik untuk memfasilitasi komunikasi. Aplikasi-aplikasi tambahan lainnya meliputi surat elektronik (e-mail), surat suara (voice mail), kalender elektronik, konferensi audio, konverensi video, konferensi computer , transmisi faksimili (fax).

           Tujuan OA :

1.  Produk OA memungkinkan pekerja kantor untuk memproses lebih banyak dokumen dengan lebih cepat dan lebih baik.

2.   OA bisa membuat hal tersebut lebih mudah bagi pekerja berpengetahuan untuk menyiapkan korespondensi keluar. Sebagai contoh, pekerja berpengetahuan atau sekretaris bisa menggunakan pengolahan kata untuk menyiapkan surat, memo, dan laporan.

3.  Para manajer dapat dengan cepat berkomunikasi melalui e-mail dan daftar distribusi daripada mendikte sebuah memo, meminta orang lain mengetiknya, memeriksa kesalahan di memo tersebut, dan terakhir mengirimkan memo yang telah diperbaiki kepihak lain. Kemampuan aplikasi otomatis kantor dapat dilakukan dimana saja tanpa tergantung pada satu lokasi fisik tertentu.

Fokus pada konsultasi  (system pakar)

     

      Sistem pakar adalah sebuah program komputer yang dirancang untuk memodelkan kemampuan menyelesaikan masalah seperti layaknya seorang pakar (human expert) atau dengan kata lain sistem pakar (expert system) adalah sistem yang berusaha mengapdosi pengetahuan manusia ke komputer, agar komputer dapat menyelesaikan masalah seperti yang biasa dilakukan oleh para ahli.

                        MANFAAT SISTEM PAKAR :

1.      Memungkinkan orang awam bisa mengerjakan pekerjaan para ahli

2.      Bisa melakukan proses secara berulang secara otomatis

3.      Menyimpan pengetahuan dan keahlian para pakar

4.  Mampu mengambil dan melestarikan keahlian para pakar (terutama yang termasuk keahlian langka)

5.      Mampu beroperasi dalam lingkungan yang berbahaya

6.  Memiliki kemampuan untuk bekerja dengan informasi yang tidak lengkap dan mengandung ketidakpastian. Pengguna bisa merespon dengan jawaban ’tidak tahu’ atau ’tidak yakin’ pada satu atau lebih pertanyaan selama konsultasi dan sistem pakar tetap akan memberikan jawaban.

7.      Tidak memerlukan biaya saat tidak digunakan

8.    Dapat digandakan (diperbanyak) sesuai kebutuhan dengan waktu yang minimal dan sedikit biaya

9.      Dapat memecahkan masalah lebih cepat daripada kemampuan manusia dengan catatan menggunakan data yang sama.

10.  Menghemat waktu dalam pengambilan keputusan

Pemrosesan Batch

      Batch processing adalah suatu model pengolahan data, dengan menghimpun data terlebih dahulu, dan diatur pengelompokkan datanya dalam kelompok-kelompok yang disebut batch. Tiap batch ditandai dengan identitas tertentu, serta informasi mengenai data-data yang terdapat dalam batch tersebut. Setelah data-data tersebut terkumpul dalam jumlah tertentu, data-data tersebut akan langsung diproses.

      Contoh dari penggunaan batch processing adalah e-mail dan transaksi batch processing. Dalam suatu sistem batch processing, transaksi secara individual dientri melalui peralatan terminal, dilakukan validasi tertentu, dan ditambahkan ke transaction file yang berisi transaksi lain, dan kemudian dientri ke dalam sistem secara periodik.

  

Online Processing

      Adalah sebuah sistem yang mengaktifkan semua periferal sebagai pemasok data, dalam kendali komputer induk. Informasi-informasi yang muncul merupakan refleksi dari kondisi data yang paling mutakhir, karena setiap perkembangan data baru akan terus diupdatekan ke data induk.

      Salah satu contoh penggunaan online processing adalah transaksi online. Dalam sistem pengolahan online, transaksi secara individual dientri melalui peralatan terminal, divalidasi dan digunakan untuk meng-update dengan segera file komputer. Hasil pengolahan ini kemudian tersedia segera untuk permintaan keterangan atau laporan.

Ø  Manfaat penggunaan Online Processing :

1.      Menyediakan suatu informasi yang up-to-date.

2.      Menyediakan suatu proses kontrol lebih awal

3.      Meniadakan proses sortir dan pengubahan data.

Ø  Kerugian penggunaan Online Processing :

1.      Membutuhkan peralatan yang lebih mahal.

2.      Tidak dapat menggunakan batch kontrol.

Real Time Processing

           

      Adalah mekanisme pengontrolan, perekaman data, pemrosesan yang sangat cepat sehinga output yang dihasilkan dapat diterima dalam waktu yang relatif sama. Perbedaan dengan sistem on-line adalah satuan waktu yang digunakan real-time biasanya seperseratus atau seperseribu detik sedangkan on-line masih dalam skala detik atau bahkan kadang beberapa menit. Perbedaan lainnya, on-line biasanya hanya berinteraksi dengan pemakai, sedangkan real-time berinteraksi langsung dengan pemakai dan lingkungan yang dipetakan.

v  Kelebihan Real Time Processing:

1.     Pemrosesan real time akan sangat menyederhanakan siklus kas perusahaan. Sistem real time dengan terminal komputer yang terhubung dengan komputer pusat akan mengurangi atau malah menghilangkan hambatan-hambatan seperti keterlambatan beberapa hari antara pengambilan pesanan dan penagihan ke pelanggan.

2.  Pemrosesan real time memberikan perusahaan keuntungan persaingan pada pasar. Dengan memelihara informasi persediaan, staf penjualan dapat menentukan dengan cepat bahwa terdapat persediaan di gudang. Informasi yang mutakhir yang disediakan melalui proses real time akan meningkatkan  kemampuan perusahaan untuk memaksimalkan kepuasan pelanggan, yang menyebabkan peningkatan penjualan.

3.  Prosedur manual mempunyai kecenderungan untuk menghasilkan kesalahan kritis, seperti nomor rekening yang salah, nomor persediaan yang tidak valid, dan salah dalam melakukan perhitungan harga. Program perbaikan yang dilakukan secara real time memperbolehkan untuk memperbaiki banyak tipe kesalahan yang mengidentifikasi dan meningkatkan efektifitas serta efisiensi operasional.

4.   Akhirnya, pemrosesan secara real time akan mengurangi pemakaian kertas. Kertas dokumen mahal untuk dibuat dan sering rusak. Dokumen elektronik sangat efisien, efektif, dan sangat berguna bagi jejak audit.

Database        

      Database adalah sekumpulan records atau tabel yang saling berhubungan yang menggambarkan dirinya sendiri. Tabel yang dimaksud adalah JOB, CONTRACTOR, EQUIPMENT dan RENTAL. Dengan menggambarkan dirinya sendiri berarti bahwa deskripsi struktur database terkandung dalam database itu sendiri. Jadi, kita selalu dapat menentukan isi dari sebuah database dengan hanya melihat kedalamnya. Kita tidak harus melihat ketempat lain. Situasi ini sama seperti di perpustakaan dengan mengecek kartu katalog yang berada di dalam perpustakaan itu sendiri.

      Dalam database berisi data user dan metadata. Metadata adalah struktur sebuah database. Database merupakan fungsi utama untuk aplikasi client-server, aplikasi organisasi, dan aplikasi e-commerce bisnis ke konsumen serta bisnis ke bisnis.

      Dengan kata lain bila terdapat file yang tidak dapat dipadukan atau dihubungkan dengan file yang lainnya berarti file tersebut bukanlah kelompok dari satu database, ia akan membentuk suatu database sendiri.

·         Keunggulan Pemakaian Database

a.       Mengurangi kerangkapan data

b.      Mencapai independensi data

c.       Mengintegrasi data dari beberapa file

d.      Mengambil data dan informasi secara cepat

e.       Keamanan data terjamin

f.  Data dapat dipakai secara bersama-sama oleh beberapa program aplikasi secara batch maupun online pada saat bersamaan

g.  Terpeliharanya keselarasan (kekonsistenan) data apabila ada perubahan data pada aplikasi yang berbeda-beda

h.      Dapat diterapkan standarisasi

·         Kelemahan Pemakaian Database

a.       Perangkat lunak yang mahal

b.      Dibutuhkan tenaga yang terampil dalam mengelola data

c.       Storage (tempat penyimpanan data) yang digunakan besar

d.      Kerusakan pada sistem database dapat mempengaruhi departemen lain yang terkait

Contoh penggunaan Database dalam psikologi

      

   Seorang psikolog yang sudah memiliki banyak klien. Setiap klien memiliki permasalahan yang berbeda-beda dan yang pasti identitas yang berbeda pula. Sebagai profesi pasti memiliki kode etik dalam bekerja yang tidak dapat dilanggar, begitu pun psikolog memilki kode etik dengan klien. Salah satu kode etik nya adalah menjaga kerahasiaan data klien. Data klien yang disimpan dalam database membantu psikolog dalam menjaga kerahasiaan data tersebut. Seperti yang telah dijelaskan mengenai kelebihan dalam pemakaian sistem DBMS adalah keamanan data terjamin, dan mengurangi kerangkapan data.

Referensi :

Djahir,Y.,& Pratita, D. (2014). Bahan ajar sistem informasi Manajemen. Yogyakarta: Deepublish

Gaol, J. (2008). Sistem informasi manajemen; pemahaman dan aplikasi. Jakarta : Grasiondo

Kristanto, H. 1994. Konsep dan Perancangan DATABASE. Yogyakarta: ANDI

Kroenke, D. 2005. Database Processing; dasar-dasar, desain & implementasi jilid 1 edisi kesembilan (alih bahasa: Nugraha, D.). Jakarta : Erlangga

Marimin, Tanjung, H., Prabowo,H. (2006). Sistem informasi manajemen; sumber daya manusia. Jakarta: Grasindo

McLeod, R., & Schell, G. (2007). Sistem Informasi manajemen edisi 10 (alih bahasa: Yulianto, A). Jakarta: Salemba

pungkasanugrahutami.wordpress.com/2012/10/22/batch-processing-online-processing-dan-real-time-processing/

Sparague, R. H. and Watson H. J. 1993. Decision Support Systems: Putting Theory Into Practice. Englewood Clifts, N. J., Prentice Hall

totosuhariyanto.blogspot.co.id/2014/04/evolusi-sistem-informasi-berbasis.html